AGENTUR ODER FREELANCER BEAUFTRAGEN
Vorgehen, Auswahl und Tipps
Praktische Marketing Unterstützung für
dein Online Marketing
Agentur oder Freelancer – das richtige Modell finden
Du hast den Entschluss gefasst und möchtest dir professionelle Hilfe von einer Agentur oder Freelancer für dein Marketing holen. Doch so langwierig der Entschluss dazu ist, ist vermeintlich auch die Auwahl eines passenden Modells. Hier erfährst du, wann es sich lohnt, eine Agentur zu beauftragen und wann es mehr Sinn ergibt, einen agilen Freelancer zu kontaktieren.
Spezialgebiet oder allgemeine Unterstützung
Die Auswahl an Agenturen ist in Deutschland vielfältig. Alleine in Deutschland gab es 2022 mehr als 8.000 Online Marketing Agenturen und jährlich kommen mehr als 100 neue Agenturen dazu. Die Gründe dafür sind vielfältig. Eine große Rolle dabei spielt die zunehmende Fragmentierung der Märkte. Einzelne Disziplinen wachsen stark und erfordern mehr und mehr Spezialwissen, das einfache Marketingagenturen nicht mehr fachspezifisch abbilden können.
Betrachtet man allein den Bereich Social Media Marketing in den letzten 5 Jahren, sind vollständig neue Bereiche hinzugekommen. Dazu zählen beispielsweise Untergruppen wie Community Management, Kommentar-Marketing, Influencer Marketing und Social Listening. Je vielfältiger die Unterdisziplinen in einem Fachbereich wachsen oder sich verändern, desto schwieriger wird es für Agenturen, internes Wissen und Erfahrungen auf- und auszubauen.
Ein einfacher Grund hierfür ist unter anderem die Rentabilität. Ist die Nachfrage für eine Einzeldisziplin zu Beginn noch gering, müssen aktiv Investitionen in das potentielle Zukunftsfeld getätigt werden. Teams müssen weitergebildet, geringe Auslastungen in Kauf genommen und teure Neueinstellungen getätigt werden. Die Schnelllebigkeit neuer Medien führt allerdings dazu, dass es für Agenturen zunehmend herausfordernd wird, sich für langfristige Investitionen zu entscheiden. Entwickelt sich die neue Disziplin zu einem kurzlebigen Trend, kann das Geschäft schnell defizitär werden.
Anpassungsfähige Spezialagentur und Freiberufler eigenen sich für neue Disziplinen
Die Entwicklungen führen dazu, dass sich viele agile und kleinere Agenturen sowie freiberufliche Berater etablieren, die ihr Spezialwissen schon sehr früh als Einzelleistung anbieten können und sich weit vor den marktführenden Agenturen in einen neuen Fachbereich einarbeiten und tätig werden. Der Aufbau von Spezialwissen ist auf einige wenige Personen beschränkt. Die Implementierung der neuen Maßnahmen können schneller im Gesamtangebot vorgenommen werden. Infolgedessen sind marktführende Agenturen dazu übergegangen, Spezialagenturen aufzukaufen oder freiberufliche Berater einzukaufen, sobald sich eine längerfristige positive Entwicklung einer neuen Disziplin aufzeigt.
Wer Interesse an einer schnellen, kostengünstigen und effektiven Lösung für eine Herausforderung hat, sollte sich zunächst bei Spezialagenturen und freien Mitarbeitenden mit einem guten Proof of Concept informieren. Die schlanke Aufstellung ermöglicht eine kurzfristige und dennoch vollumfängliche Umsetzung von Einzelmaßnahmen in neuen Disziplinen. Größere Agenturen greifen zumeist ebenfalls auf diese Konstellationen zurück und platzieren diese Lösung diese als Eigenleistung mit Aufschlag weiter oder verwenden noch nicht vollumfassend erprobte Maßnahmenpakete für ihre Kundinnen und Kunden als Test-Szenario für die Erweiterung des eigenen Leistungsportolios.
Tipp
Möchtest du Unterstützung in einer neuen Einzeldisziplin, schau dich
zuerst bei Spezialagenturen und Freiberuflern um.
Erfahrene Agenturen für schwerfälligere Konzernstrukturen
Je größer die Konzernstruktur hinter dem auftraggebenden Unternehmen ist, desto länger und aufwendiger ist die Entstehung von benötigten Prozesse für eine erfolgreiche Etablierung von Marketingmaßnahmen. Zwischen einem mehrstufigen Pitch, der Entscheidungsfindung und der finalen Freigabe des ersten Angebotes können mehrere Monate vergehen. Ähnlich gestaltet es sich mit der Implementierung der Maßnahmen. Lange Feedbackschleifen zwischen Brand, Marketing und Headquarter im europäischen Ausland sind der erste Auftakt zu einem umfangreichen Abstimmungsmarathon.
Um diese Strukturen erfolgreich zu bedienen, bedarf es einem zentralen Ansprechpartner in Form eines Projektmanagers oder Account Managers, der die vielschichtigen Aufgaben zentral verwaltet und in die jeweiligen Teams weiterträgt. Der Abstimmungsaufwand ist so langwierig und intensiv, dass sie fast unmöglich von einem Freelancer oder einer kleinen Spezialagentur getragen werden können. Denn die Wartezeiten bis zur finalen Umsetzung kann teilsweise nur schwer überbrückt werden, Teamstrukturen können nicht schnell genug wachsen und die Netzwerke der Freiberuflern sind nicht agil und umfangreich genug, um den Aufwand der Planung und Umsetzung ähnlich effektiv umzusetzen wie Agenturen.
Tipp
Die Strukturen einer mittel- bis großen Agentur bilden hingegen eine hervorragende Grundlage. Zentrale Ansprechpartner können vielschichtige Kommunikationswege steuern, für die Umsetzung stehen unterschiedliche Fachbereiche mit hohem fachspezifischen Wissen bereit und die großzügige und flexible Ressourcenabdeckung ermöglicht es, lange Warte- und Feedbackzeiten effektiv abzufedern aber auch auf zeitintensive Kampagnen schnell reagieren zu können. Umfangreiche Projekte mit langen administrativen Wartezeiten, vielen Ansprechpartnern und unterschiedlichen Abteilungen sind für Mittelständische- und Große Agenturen bestens geeignet.
Agile Freiberufler für dynamische Start Ups
Die Merkmale in der Zusammenarbeit mit Start Ups sind schnell zusammengefasst: Effektiv, holistisch, flexibel und vor allem preissensibel. Was gestern noch sicher war, wird morgen von Anteilseignern und anderen Stakeholdern hinterfragt. Die Zahlen müssen stimmen, Erfolge müssen schnell sichtbar sein. Das Bedarf einer hohen Dynamik, absoluter Transparenz und zusätzlich viel intensiver Beratungsleistung, um die CEOs der Start Ups zu befähigen, ihre Entscheidungen vor Dritten zu rechtfertigen.
Die hier benötigten Leistungen müssen so schnell und flexibel angepasst werden, dass starre Prozessmodelle und festen Leistungskataloge kaum Anwendung finden können. Herausforderungen, die eine große Hürde für mittelständische und große Agenturen darstellen. Zudem bringt die starke Preissensibilität und kurzfristige Planbarkeit einen Kundenstatus mit sich, die die vom Start Up gewünschte High-Priority Flexibilität nicht abbilden kann.
Kurzum – wenig Budget, hoher Ressourcenaufwand, geringe Planbarkeit – keine guten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit den Agenturpartnern. Vorteilhaft ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit beratenden Freiberuflern, die flexibel, effektiv und holistisch planen können und das nötige Fachwissen langfristig in die überwiegend unerfahrenen Marketing Teams einbringen können. Insbesondere fortlaufende Maßnahmen wie Social Media Beiträge, Redaktionsplanungen und Reportings erfordern viel Ressourcen und verursachen damit einhergehend hohe Kosten. Durch die Weiterbildung der eigenen Mitarbeitenden, können die höchsten Kostenstellen schnell und effektiv eingespart und langfristig in reichweitenstärke Maßnahmen investiert werden.
Tipp
Dynamische und preissensible Projekte, die schnell, holistisch und effektiv umgesetzt werden müssen, sollten von einem erfahrenen freiberuflichen Berater initiiert und betreut werden. Sobald die kritische dynamische Phase überstanden ist, kann eine Agentur die Betreuung fortführen.
Das Chemistry Meeting zur Partnerauswahl – im Erstgespräch die richtigen Fragen stellen
Das erste Gespräch mit einer Agentur oder einem Freelancer ist mehr als nur ein formaler Austausch. Es geht darum herauszufinden, ob ihr wirklich zusammenpasst, fachlich, menschlich und kulturell. Ziel des Erstgesprächs ist, aus deiner langen Liste möglicher Partner eine Shortlist von drei bis fünf wirklich passenden Kandidatinnen und Kandidaten zu erstellen.
In diesem „Chemistry Meeting“ erkennst du schnell, welche Eigenschaften für dich zu absoluten Dealbreakern werden könnten und wo du echtes Potenzial für eine erfolgreiche Zusammenarbeit siehst. Du bekommst ein Gefühl für die Persönlichkeit und Arbeitsweise der Agentur oder des Freelancers und kannst besser einschätzen, wie sich die Zusammenarbeit anfühlen würde. Gleichzeitig ist es wichtig, dass auch dein Gegenüber Lust auf dein Projekt bekommt – nur so entsteht eine gemeinsame Dynamik, die den Projekterfolg von Anfang an beflügelt.
Checkliste – Erstgespräch führen
Vorbereitung auf das Erstgespräch
- über Website, Projekte und Referenzen informieren
- Klären, was den Kontakt ausgelöst hat (z. B. Content Marketing, SEA-Performance, strategische Neuausrichtung)
- Wichtige Eckdaten vorbereiten: Projektziele, Budget, Zeitrahmen, Zielgruppe, interne Zuständigkeiten – mit einem schlechtem Briefing kann keine gute Zusammenarbeit starten
Im Gespräch – zentrale Fragen zum Fit
- Welche Informationen werden benötigt, um ein Angebot zu erstellen?
- Wie ist die Zusammenarbeit organisiert (Kommunikation, Erreichbarkeit, Tools, Timing)?
- Wurden ähnliche Projekte in diesem Budgetrahmen umgesetzt?
- Liegt der Schwerpunkt eher auf Strategie, Begleitung oder Umsetzung?
- Für Agenturen: wie wird Kontinuität bei Wechseln im Projektteam sichergestellt?
- Welche Eigenschaften schätzt die Agentur/der Freelancer bei Kundinnen und Kunden besonders und wo zieht sie Grenzen?
- Wie erfolgt die Abrechnung (Verbindliches Angebot, Zeiterfassung nach Stundensätzen, Retainer)
Bewertung
- Wird das Projekt verstanden und ernst genommen?
- Ist die Arbeitsweise kompatibel?
- Ist Begeisterung und echtes Interesse spürbar?
- Entsteht eine offene, ehrliche Gesprächsatmosphäre?
Nächste Schritte
- Zwei bis drei potenzielle Partner in die engere Auswahl aufnehmen
- Um einen Kostenvoranschlag basierend auf dem Briefing bitten
- Genügend Zeit für die Erarbeitung des Kostenvoranschlags einräumen (ca. eine Woche ist fair für beide Seiten)
- Wichtig – lass dir das Angebot erklären. Viele Aufgaben stecken zwischen den Zeilen oder werden nicht ausformuliert. Je mehr Spielraum ein Angebot lässt, desto häufiger steigen die Kosten unerwartet hoch.
Fazit: Das richtige Modell entscheidet über den Erfolg
Die Entscheidung für oder gegen eine Agentur oder einen Freelancer muss gut überlegt sein. Eine Fehlentscheidung kann sowohl kurz- als auch langfristig enorme Zusatzkosten und ineffektive Arbeitsabläufe verursachen. Um Unsicherheiten zu vermeiden, sollten nicht nur die Angebote verglichen, sondern auch Fragen hinsichtlich Verfügbarkeiten, Ehrfahrung der Ansprechpartner, Steuerungsfähigkeit und Flexibilität bei Auftragsschwankungen geklärt werden. Und zu guter Letzt: Die Chemie muss stimmen. Nur dann haben alle Seiten neben einem erfolgreichen Projekt auch Spaß an der Zusammenarbeit.
