Konstruktives Feedback geben und empfangen

Feedback geben ist die Königsdisziplin der Team- und Führungskultur. Aber mal ehrlich – Wann hat sich das Team zuletzt offenes Feedback gegeben und wie ist es ausgegangen? Die Herausforderung ist klar, jeder kann nur so gut feedbacken, wie man es selbst gelernt hat. Und die Erfahrungen mit Feedback sind so unterschiedlich wie die Charaktere die sie geben. Also, warum ist offenes Feedback geben so sinnvoll?

Schaut man auf seine bisherige berufliche Karriere zurück, hat jeder ganz unterschiedliche Erfahrungswerte und Erinnerungen an Situationen, in denen man Feedback erhalten hat oder geben musste. Diese Erfahrungen prägen uns in unserem Verhalten gegenüber unseren Teams, unseren Kolleginnen und Kollegen, unseren Vorgesetzen sowie Führungskräften. Während die eine Gruppe diese teils auch negativen Erfahrungen immitiert und selbst weiterführt, lernen die anderen, wie sie definitiv nicht Feedback erhalten oder geben möchten. Um weder das eine, noch das andere Extrem zu fördern gilt es, gemeinsam Leitlinien zu definieren und Mitarbeitenden auf mögliche Situationen vorzubereiten und zu schulen. 

Dabei ist es entscheidend, wie die Feedback-Kultur in einem Unternehmen gestaltet und gelebt wird. Und doch wird es nur selten proaktiv angesprochen oder sogar gemeinsam definiert. Eine offene Kommunikation darüber ermöglicht es Teams, konstruktiv, gemeinsam und offen über die eigenen Erfahrungen, Chancen und Risiken des Feedback Gebens und Annehmens zu diskutieren und die positiven Eigenschaften der Feedback Kultur kennenzulernen.

Wie kann eine Feedback Kultur aktiv ins Unternehmen eingebracht werden?

Die effektivste Möglichkeit ist es, mit Hilfe eines Feedback Workshops alle Mitarbeitenden in die aktive Förderung der Feedback Kultur zu involvieren. Dabei ist es unerheblich, in welcher Hierarchie Ebene sich die Teilnehmenden im Unternehmen befinden. Denn der gemeinsame Workshop dient dazu, hierarchiefreie und neutrale Rückmeldung zu geben, anzunehmen und die Kritikfähigkeit zu stärken. Das klingt simpel, doch gerade Unternehmen mit strengen hierarchien Regelwerken erschweren es Mitarbeitenden, offen und ehrlich zu kommunizieren. 

Dennoch kann Kultur und Entwicklung nur dort stattfinden, wenn sich Mitarbeitende trauen, ihre Meinung und Verbesserungsvorschläge zum Wohle des Unternehmens und anderen Mitarbeitenden zu äußern. 
Denn die Förderung einer aktiven Feedback Kultur lohnt sich: Offenes Feedback trägt maßgeblich zur Verbesserung der individuellen Leistung, des Teamgeistes und damit zum Gesamterfolgs des Unternehmens bei. 

1. Die Grundlagen von aktivem Feedback geben:

Gemeinsame Richtlinien und Regeln definieren

Spezifisch sein: Stelle sicher, dass dein Feedback konkret und spezifisch ist. Vermeide vage Aussagen und allgemeine Kritik. Beschreibe das beobachtbare Verhalten oder die Situation, auf die sich dein Feedback bezieht

Bleibe objektiv: Halte dein Feedback objektiv und vermeide subjektive Bewertungen oder Urteile. Fokussiere dich auf Fakten und vermeide übermäßige Emotionalität. Konzentriere dich auf das Verhalten oder die Leistung, nicht auf die Person.

Betone die Auswirkungen: Erkläre, wie das Verhalten oder die Leistung des Empfängers sich auf dich, das Team oder die Organisation auswirkt. Verdeutliche die Konsequenzen und die Bedeutung des Feedbacks. Zeige auf, wie sich eine Veränderung positiv auf die Situation auswirken könnte.

Sei konstruktiv: Biete konkrete Lösungsvorschläge oder Verbesserungsvorschläge an, um dem Empfänger zu helfen, sich weiterzuentwickeln. Fokussiere dich auf die Zukunft und auf Möglichkeiten zur Verbesserung. Zeige Unterstützung und Hilfsbereitschaft.

Wähle den richtigen Zeitpunkt und Ort: Achte darauf, das Feedback in einer angemessenen Umgebung zu geben, in der der Empfänger offen und empfänglich ist. Respektiere die Privatsphäre und wähle einen passenden Zeitpunkt, um das Feedback zu geben.

Achte auf deine Kommunikation: Wähle deine Worte sorgfältig und achte auf einen respektvollen und zugewandten Ton. Vermeide abwertende oder herablassende Aussagen. Sei empathisch und einfühlsam.

Ermutige den Dialog: Ermutige den Empfänger, Fragen zu stellen oder weitere Informationen zu geben. Schaffe Raum für einen offenen Dialog, in dem beide Seiten ihre Sichtweisen teilen können. Höre aktiv zu und sei offen für andere Perspektiven.

Gebe positives Feedback: Vergiss nicht, positives Feedback zu geben und Stärken oder Erfolge anzuerkennen. Konzentriere dich nicht nur auf Schwachpunkte, sondern ermutige und motiviere den Empfänger durch positives Feedback.

Sei konsistent: Halte dich an konsistente Standards und behandele alle Mitarbeiter fair. Vermeide selektives Feedback oder Vorlieben.

Hake nach: Überprüfe, ob das Feedback angekommen ist und ob der Empfänger es verstanden hat. Biete Unterstützung an und stehe für weitere Fragen oder Diskussionen zur Verfügung.

Feedback geben mit Struktur: Das SVA-Modell

Hast du diese Schritte erarbeitet, werden im nächsten Teil die klassischen Inhalte des SVA-Modells erklärt. Das SVA- Modell beschreibt den konkreten Inhalt und Aufbau eines Feedbacks, das es der beurteilten Person erleichtert, das Feedback zuzuordnen und darauf einzugehend.
Das SVA-Modell steht für:

• Situation
• Verhalten
• Auswirkung

Das SVA-Feedback-Modell ist eine einfache und effektive Methode, um konstruktives Feedback zu geben. Es bietet dir eine strukturierte Herangehensweise, um Feedback klar und präzise zu kommunizieren und sicherzustellen, dass das Feedback durchdacht und angemessen ist.

Situation: Beschreiben Sie die konkrete Situation oder den Kontext, auf den sich das Feedback bezieht. Es ist wichtig, dass die Situation für den Empfänger klar nachvollziehbar ist. Vermeide vage oder allgemeine Aussagen.
Beispiel: „In unserer Teambesprechung gestern Nachmittag…„

Verhalten: Beschreibe das beobachtbare Verhalten der Person, über das du Feedback geben möchtest. Sei spezifisch und objektiv in der Beschreibung, vermeiden subjektive Interpretationen oder Urteile.
Beispiel: „…habe ich bemerkt, dass du während der Präsentation nicht alle wichtigen Informationen erwähnt hast…„

Auswirkung: Erkläre die Auswirkungen des Verhaltens auf dich, das Team oder die Situation. Schildere die Konsequenzen des Verhaltens und wie es sich auf das Arbeitsumfeld oder die Ergebnisse ausgewirkt hat.
Beispiel: „…was dazu führte, dass einige Teammitglieder irritiert waren und zusätzliche Fragen gestellt wurden. Dadurch wurde die Effizienz der Besprechung beeinträchtigt.“

Ein Beispielsatz zum Feedback geben im Überblick:
Berücksichtigt man die Feedback-Regeln des SVA-Modells, sieht ein Beispielsatz um Feedback zu geben folgendermaßen aus:

„In unserer Teambesprechung gestern Nachmittag (Situation) habe ich bemerkt, dass du während der Präsentation nicht die abgesprochenen Informationen dargestellt hast (Verhalten), was dazu führte, dass die Teammitglieder irritiert waren und unnötig umfangreiche Fragen gestellt wurden. Dadurch dauerte der Termin deutlich länger und das beeinträchtige die Effizienz der Besprechung für alle Teilnehmenden sehr (Auswirkung).“

Feedback sollte immer konstruktiv und respektvoll formuliert werden. Das SVA-Modell ist eine gute Richtlinie, um zielführendes Feedback geben zu können. Modell hin oder her – natürlich tragen auch Einfühlungsvermögen und Unterstützungsangebote ebenfalls einen großen Teil dazu bei, die indiviuelle kritikfähigkeit im Team zu fördern.

2. So lernst du Feedback anzunehmen: Die Grundlagen

Wechseln wir nun die Seiten. Denn auch für die Annahme von Feedback ist es wichtig, angemessen zu reagieren um das Feedback zu verstehen, zu reflektieren und darauf zu reagieren.
Konzentriere dich nun darauf, die Botschaft des Feedbackgebers zu erfassen und zu verarbeiten:

Nachfragen und Klarstellen: Frage nach, wenn du das Feedback nicht vollständig verstehst oder weitere Informationen benötigst. Bitte um konkrete Beispiele oder um eine Erklärung, um das Feedback besser einordnen zu können. Das zeigt dein Interesse am Verständnis und hilft Missverständnisse zu vermeiden.

Reflexion und Selbstbewertung: Nimm dir Zeit, um das erhaltene Feedback zu reflektieren. Überlege, wie das Feedback mit deinen eigenen Wahrnehmungen und Zielen in Einklang steht. Analysiere objektiv deine Stärken und Entwicklungsbereiche aufgrund des Feedbacks.

Emotionale Reaktion kontrollieren: Feedback kann manchmal emotional herausfordernd sein. Versuche, deine ersten Reaktionen zu kontrollieren und reflektiere über die Aussagen, bevor du reagierst. Vermeide defensive oder aggressive Reaktionen und sei offen für verschiedene Perspektiven.

Dankbarkeit ausdrücken: Bedanke dich bei der Person, die das Feedback gegeben hat, für ihre Offenheit und Ehrlichkeit. Zeige Wertschätzung für die Zeit und die Mühe, die sie investiert haben, um dir Feedback zu geben.

Offen für Entwicklung sein: Gehe mit einer lernenden Haltung an das Feedback heran. Sieh es als Chance zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Akzeptiere konstruktives Feedback als wertvolle Informationsquelle und sei bereit, Veränderungen vorzunehmen, um dich zu verbessern.

Unterstützung suchen: Suche bei Bedarf Unterstützung oder Ressourcen, um deine Ziele zu erreichen. Das können Mentoren, Kollegen oder Schulungen sein. Hol dir Feedback von anderen, um weitere Perspektiven zu erhalten und dich weiterzuentwickeln.

3. Aktives Zuhören: So signalisierst du Verständnis

Aktives Zuhören spielt eine entscheidende Rolle im gesamten Feedback-Prozess. Es fördert die beidseitig die effektive Kommunikation sowie das Verständnis füreinander und es beinhaltet die bewusste und aktive Konzentration auf den Sprecher und das Verarbeiten der vermittelten Informationen. Um diese positiven Signale aktiv an den Gesprächsteilnehmenden zu vermitteln, solltest du folgende Maßnahmen berücksichtigen:

Aufmerksamkeit zeigen: Zeig dem Feedbackgeber, dass du ihm aktiv zuhörst, indem du Blickkontakt herstellst, nonverbale Signale sendest (wie z.B. Nicken) und die Körperhaltung offen und zugewandt hältst. Das signalisiert Respekt und Interesse am Gesagt.

Verstehen und Zusammenfassen: Versuche, das Feedback vollständig zu verstehen, indem du aktiv versuchst, die Kernpunkte zu erfassen. Fasse das Gesagte gelegentlich kurz zusammen, um sicherzustellen, dass du es richtig verstanden hast. Das zeigt dem Feedbackgeber, dass du aufmerksam bist und dich bemühst, seine Perspektive zu verstehen.

Paraphrasieren und Nachfragen: Paraphrasiere das Feedback, indem du es in deinen eigenen Worten wiedergibst. Das ermöglicht eine Klarstellung und zeigt dem Feedbackgeber, dass du aktiv zuhörst und die Informationen verarbeitest. Stelle auch mal gezielte Fragen, um weitere Details oder Hintergrundinformationen zu erhalten.

Empathie zeigen: Versuche, die Perspektive des Feedbackgebers zu verstehen und sich in seine Situation hineinzuversetzen. Zeige Empathie und Verständnis für seine Gedanken und Gefühle. Das schafft eine offene und unterstützende Atmosphäre für die Kommunikation.

Reaktionskontrolle: Versuche, deine emotionale Reaktion zu kontrollieren und nicht defensiv zu reagieren. Aktives Zuhören beinhaltet das Offenhalten für verschiedene Standpunkte und das Vermeiden von Rechtfertigungen oder Vorwürfen. Lass den Feedbackgeber sein Anliegen vollständig äußern, bevor du reagierst.

Für Feedback danken: Zeige Wertschätzung für das Feedback, unabhängig davon, ob es positiv oder konstruktiv ist. Bedanke dich beim Feedbackgeber für seine Offenheit und die Zeit, die er investiert hat, um dir Rückmeldung zu geben.

Das aktive Zuhören ermöglicht Feedback besser zu verstehen, aber auch die Perspektive des Feedbackgebers wertzuschätzen und gemeinsam Lösungen zu finden. Damit schafft ihr eine offene Kommunikationsebene und födert die aktive Feedback Kultur in einem kooperativen und angenehmen Arbeitsumfeld.

Souveräne Feedback geben und annehmen durch Übung

Hilfreich bei der Umsetzung des Workshops sind mehrere kleine Gruppenübungen, in denen sich die Mitarbeitenden in fiktiven oder realen Bürosituationen Feedback geben und wechselseitig auch Feedback annehmen sollen. Damit lassen sich sowohl das Feedback geben nach dem SVA-Modell, sowie das Feedback annehmen nach dem Prinzip des aktiven Zuhörens üben. Der große Vorteil dieser Workshops ist, dass jedes Teammitglied lernt, wie schwierig beide Perspektiven sein können und in der nächsten Feedback Situation offener und verständnisvoller miteinander umgehen. Wie dir dabei auch ein Teambuilding Workshop weiterhelfen kann, kannst du im Aritkel Teambuilding mit Lego Serious Play© nachlesen.